1. Mục đích, vai trò, phân loại câu hỏi

Tại sao đặt câu hỏi cần có mục đích? Khi chúng ta có được mục đích của câu hỏi thì chúng ta mới xác định được vấn đề (What) và xác định được nguyên nhân là Tại sao (Why), thu thập được những thông tin cần thiết là Ở đâu (Where) khi nào (When) và đối tượng là ai (Who) và cuối cùng nó sẽ giúp chúng ta tìm ra phương pháp giải quyết vần đề (How). Vậy việc đặt câu hỏi có vai trò như thế nào?

• Thứ nhất nó khiến khởi động được suy nghĩ  của những người tham gia.
• Thứ hai khuyến khích sự tham gia của đối tác.
• Thứ ba là dẫn dắt được tư duy và cuộc đối thoại.
• Thứ tư là tìm kiếm được sự đồng cảm của người tham gia.
• Thứ năm tạo được môi trường thân thiện trong giao tiếp.

Rất nhiều người sợ việc đặt câu hỏi:

• Thứ nhất, sợ đối tác nghĩ mình không biết.
• Thứ hai, khi mình hỏi liệu đối tác có trả lời được cho mình hay không
• Thứ ba, do thói quen và tâm lý sợ nói trước đám đông

Nhưng nếu bạn đặt được câu hỏi đúng bạn sẽ nhận được rất nhiều ích lợi như:

• Tập trung được suy nghĩ của người khác.
• Tạo được quan điểm chung.
• Xây dựng và củng cố được mối quan hệ tốt.
• Xoa dịu được những mâu thuẫn trong các cuộc tranh luận.
• Thể hiện sự chân thành, quan tâm đến người khác.
• Thể hiện sự thu hút cả tập thể.
• Truyền tải được sự tinh tế và nhạy bén của bạn.
• Khơi dậy những suy nghĩ và nhận được tư vấn của người khác.

Phân loại câu hỏi gồm có:

- Theo cách đặt câu hỏi thì có câu hỏi mở và câu hỏi đóng. Câu hỏi đóng là câu hỏi giúp người khác nắm được nội dung theo hướng của bạn. Và câu trả lời thường là có hoặc không hoặc là chọn trong các phương án a,b,c… bạn đưa ra. Câu hỏi đóng giúp chúng ta giải quyết vấn đề nhanh chóng trong khi có rất ít thời gian. Câu hỏi mở là câu hỏi thường dùng cho việc bắt đầu một chủ đề mới, giúp cho cả người nghe và người nói cùng tư duy. Câu hỏi này thường được dùng khi chúng ta cần biết quan điểm hay ý kiến của đối tác về vấn đề.

- Theo cách trả lời thì có câu hỏi trực tiếp và gián tiếp.

- Theo định hướng thì có câu hỏi định hướng và câu hỏi chiến lược.

Câu hỏi định hướng là câu hỏi khi chúng ta cần thông tin gì thì đặt ngay vấn đề vào thông tin đó giúp cho đối tác tư duy rõ ràng và hiểu vấn đề hơn.

2. Những sai lầm khi đặt câu hỏi

Tất nhiên trong quá trình giao tiếp không tránh khỏi những câu hỏi ngớ ngẩn, những sai lầm khiến cho cuộc đối thoại đi theo hướng khác. Đây là một điều các bạn thật sự cần nên tránh. Sau đây là những sai lầm thường gặp nhất.

- Thuyết trình thay vì đặt câu hỏi: Thay vì hỏi bạn lại đi sâu vào vấn đề như chính bạn trả lời luôn câu hỏi cho chính bạn.

- Hỏi để hạ phẩm giá của người: Đó là trường hợp bạn biết chắc câu hỏi đó làm người đ1o không thể trả lời được do khác chuyên môn hoặc câu hỏi quá tế nhị ảnh hưởng đến cuộc sống hay danh dự của họ.

- Hỏi để khai thác thông tin, yếu điểm của đối thủ, từ đó áp đặt  xoáy sâu vào những thông tin bất lợi đó. Điều này sẽ rất gây mất thiện cảm đối với người được hỏi.

- Không tập trung lắng nghe câu trả lời vì bạn nghĩ chắc rằng bạn đã biết, điều này giống như bạn đang khinh thường đối tác vậy.

- Hỏi những câu hỏi không phù hợp với đối tượng, không phù hợp với không gian, thời gian.

3. Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả

Việc rèn luyện kỹ năng mềm, kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp là không khó, tuy nghiên đặt câu hỏi như thế nào cho hiệu quả là một vấn đề khác. Và luôn luôn trong đầu bạn nên chú ý ta đang hỏi cái gì? Ta nên hỏi cái gì.

Hãy lấy những câu hỏi bắt buộc phải hỏi làm trọng tâm, sau đó là những câu cần hỏi, nếu còn thời gian mới đến các câu nên hỏi, chú ý các câu nên hỏi là những câu mang tính chất tìm hiểu thêm. Các câu hỏi nên xoay quanh các từ khóa như: Nếu, Ai, Tại sao, Cái gì, Khi nào, Cách nào…Hãy tập liên tục đặt câu hỏi, trong trường hợp bạn hết câu hỏi thì đưa ra câu “Còn cách nào tốt hơn không?”.

Hãy bắt đầu từ việc không định kiến trước câu hỏi, và dùng những câu hỏi áp đặt như Tôi muốn, Tôi thấy rằng…mà hãy dùng những từ có mức độ nhẹ như Theo ý kiến tôi thì, theo cảm nhận tôi thì… Bản thân bạn cũng phải tập thói quen kiên trì lắng nghe. Vì khi người khác trả lời câu hỏi họ cũng xem xét thái độ người nghe với câu trả lời của họ như thế nào.

Hãy tập hỏi những câu hỏi ngắn gọn, cụ thể vào vấn đề, tốt nhất mỗi một vấn đề là một câu hỏi. Tập cho mình tư duy làm chủ để dẫn dắt vấn đề trong các cuộc đối thoại. Một điều quan trọng nữa là bạn đừng ngắt lời của người nói, hãy tập thái độ tôn trọng người nói như chính bạn đang nói vậy.

5 phương pháp đặt câu hỏi và bí quyết sử dụng chúng cho hiệu quả

Sau đây là một số phương pháp khá phổ biến khi đặt câu hỏi, khi nào nên (không nên) sử dụng chúng:

1. Câu hỏi mở – Câu hỏi đóng:

Câu hỏi đóng thường nhận được câu trả lời là một từ, hoặc câu trả lời rất ngắn. Ví dụ khi bạn hỏi “Bạn có khát nước không?” chỉ câu trả lời nhận được sẽ là “Có” hoặc “Không”; còn khi hỏi “Bạn sống ở đâu?” thông thường bạn sẽ được trả lời bằng tên của toà nhà hoặc địa chỉ nơi bạn ở.

Câu hỏi mở sẽ dẫn đến câu trả lời dài hơn và thường bắt đầu bằng cụm từ cái gì, tại sao haybằng cách nào. Một câu hỏi mở đánh vào kiến thức, sự hiểu biết, quan điểm hoặc cảm xúc của người trả lời. Bạn cũng có thể sử dụng các cụm từ “Bạn hãy kể với tôi…” hay “Hãy diễn giải…” để đặt câu hỏi mở.

Câu hỏi mở sẽ phát huy tác dụng trong trường hợp:

• Phát triển một cuộc trò chuyện mở: Anh đã làm gì trong dịp lễ?
• Tìm kiếm thêm thông tin: “Chúng ta cần làm gì tiếp theo để đạt được thành công?
• Tham khảo ý kiến người khác: “Anh nghĩ thế nào về những thay đổi này?”

Còn câu hỏi đóng sẽ hiệu quả khi bạn muốn:

• Kiểm tra khả năng hiểu vấn đề của bạn hoặc người khác: “Vậy nếu tôi đạt trình độ này, tôi có được tăng lương không?”

• Kết thúc một cuộc đàm phán thương lượng, thảo luận hoặc ra quyết định: “Bây giờ chúng ta đã nắm được vấn đề, mọi người đều đồng ý đây là quyết định đúng đắn phải không?”

• Biểu mẫu: “Bạn có hài lòng với dịch vụ tại ngân hàng của bạn?”

Câu hỏi đóng đặt ra không đúng lúc có thể “giết chết” cuộc đối thoại và dẫn đến sự im lặng đáng sợ. Tốt nhất chúng ta nên tránh các câu hỏi dạng này khi câu chuyện đang trôi chảy.

2. Câu hỏi “hình nón”:

Kỹ thuật đặt câu hỏi dạng hình nón bắt đầu từ những câu hỏi chung, sau đó đi vào trọng tâm trong mỗi câu trả lời để hỏi sâu hơn theo từng cấp độ. Loại câu hỏi này phổ biến khi người điều tra muốn lấy thông tin từ nhân chứng:

• “Có bao nhiêu người tham gia vào trận ẩu đả?”
• “Khoảng 10”
• “Người lớn hay trẻ em?”

Bằng cách sử dụng kỹ thuật này, nhân viên điều tra đã giúp người làm chứng xây dựng lại tình huống và tập trung vào chi tiết hữu ích. Có thể anh ta sẽ nhận ra người thanh niên đội chiếc mũ như vậy trên một cảnh của CCTV. Nếu điều tra viên chỉ hỏi câu hỏi mở như “Có chi tiết nào anh có thể nói với tôi về những việc anh đã thấy?”, có thể anh ta sẽ không có được thông tin quý giá này.

Câu hỏi hình nón hữu dụng cho các tình huống:

• Tìm thêm thông tin về một chi tiết cụ thể: “Hãy trình bày cho tôi thêm về phương án số 2”
• Thu hút hoặc làm tăng sự tin tưởng của người đang nói chuyện với bạn: “Anh có sử dụng dịch vụ của IT Helpdesk bao giờ chưa?”, “Họ có xử lý được lỗi không?”, “Thái độ của nhân viên tiếp chuyện anh như thế nào?”

3. Câu hỏi thăm dò

Sử dụng câu hỏi thăm dò là một cách tìm kiếm thông tin khác chẳng hạn như hỏi về một ví dụ cụ thể để giúp bạn hiểu rõ về vấn để họ vừa nói. Có lúc bạn sẽ cần thông tin thêm để làm sáng tỏ vấn đề, “Khi nào anh cần bản báo cáo? Anh có muốn xem bản nháp trước khi tôi gửi cho anh bản cuối cùng không?”, hoặc để kiểm tra xem liệu có minh chứng nào cho điều vừa được đưa ra hay không, “Làm thế nào anh biết đội ngũ bán hàng không thể sử dụng dữ liệu mới?”

Để đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, nên sử dụng công thức “5 Vì sao” (5 whys) – một phương pháp giúp bạn nhanh chóng nắm được gốc rễ vấn đề.

Câu hỏi thăm dò được sử dụng khi:

• Làm rõ vấn đề để hiểu thấu đáo toàn bộ câu chuyện
• Lấy được thông tin từ khi người nói đang cố gắng tránh né không tiết lộ cho bạn biết

4. Câu hỏi dẫn dắt

Câu hỏi dẫn dắt hướng người khác trả lời theo cách bạn nghĩ bằng một vài phương pháp sau:

• Đi kèm với giả định: “Anh nghĩ dự án đó trễ bao lâu?”. Câu hỏi này thừa nhận rằng dự án trên sẽ không hoàn thành đúng thời hạn.
• Thêm vào một lời kêu gọi cá nhân để đồng ý ở phần kết: “Lori rất có năng lực, anh nghĩ thế chứ?” hay “Phương án 2 tốt hơn phải không?”

• Chọn lọc từ để đặt câu hỏi sao cho người trả lời dễ dàng nói “có” (xu hướng tự nhiên của việc trả lời “có” thay vì “không” chiếm một phần quan trọng trong câu hỏi lấy ý kiến): “Chúng ta sẽ chọn phương án 2 chứ?” dễ nhận được câu trả lời đồng ý hơn cách hỏi “Anh có muốn chọn phương án 2 hay không?”. Nên đặt câu hỏi mang tính cá nhân để dễ dàng đạt được sự đồng thuận ví dụ: “Anh có muốn tôi chọn phương án 2 không?” thay vì “Tôi chọn phương án 2 nhé?”

• Cho người trả lời lựa chọn giữa hai phương án – cả hai phương án này bạn đều thích thực hiện – thay vì chỉ đưa ra một giải pháp, hoặc không thực hiện gì cả. Nói chung thì khả năng “không chọn gì cả” vẫn có thể xảy ra khi bạn hỏi “Anh chọn phương án A hay B”, nhưng thường thì đa số sẽ chỉ nghĩ đến việc lựa chọn một trong hai phương án bạn đưa ra.

Chú ý rằng câu hỏi dẫn dắt/ có xu hướng đóng.

Câu hỏi dẫn dắt được sử dụng tốt khi:

• Bạn muốn được nghe câu trả lời mong muốn nhưng vẫn để người khác có cảm giác rằng họ được quyền chọn.
• Kết thúc lời chào hàng: “Nếu anh không còn thắc mắc nào nữa, chúng ta quyết định giá chứ?”

5. Câu hỏi tu từ:

Câu hỏi tu từ không thật sự không phải là câu hỏi vì không đòi hỏi câu trả lời mà chỉ là những câu khẳng định được viết dưới dạng câu hỏi : «Mẫu thiết kế của John rất sáng tạo phải không? »

Người ta sử dụng câu hỏi tu từ vì muốn người nghe dễ dàng đồng thuận và tham gia vào cuộc trò chuyện (« Đúng rồi. Tôi thích làm việc với một đồng nghiệp sáng tạo như thế ») – hơn là chỉ được thông báo về một sự thật hiển nhiên rằng  « John là một nhà thiết kế rất sáng tạo ». (với câu nói này họ có thể trả lời « Thì sao nào ? »)

Câu hỏi tu từ được sử dụng tốt để:

• Thu hút người nghe.

Kết luận:

Đặt câu hỏi là kỹ năng sống rất cần thiết trong cuộc sống. Thông qua việc đặt câu hỏi thích hợp, bạn có thể thúc đẩy quá trình giao tiếp diễn ra tốt đẹp và hiệu quả hơn. Với những gợi ý về cách đặt câu hỏi trong từng tình huống như trên, kenhtuyensinh chúc bạn sẽ nhanh chóng nâng cao khả năng đặt câu hỏi của mình trong kỹ năng giao tiếp. Bên cạnh đó, bạn cũng đừng quên việc lắng nghe người đối diện thật chân thành nhé!

nguồn: kenhtuyensinh.vn